Política de privacidad

1. Identidad de las empresas y alcance

Esta Política explica cómo se trata la información personal al visitar citalume.app, crear una cuenta, contratar el servicio o utilizar panel.citalume.app.

BLACK MOON AGENCY, LLC («Black Moon») es la entidad que comercializa y contrata las suscripciones de Citalume. Está constituida en Wyoming, Estados Unidos, y su dirección legal es 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, United States. Correo de privacidad y soporte: soporte@citalume.app.

Unkavi Marketing Digital S.A.S., empresa colombiana, es propietaria y desarrolladora de Citalume y participa en su operación y soporte tecnológico. Sus funciones concretas respecto de datos personales dependen de la finalidad del tratamiento y de los acuerdos aplicables.

La plataforma está destinada a profesionales y estudios de belleza que administran citas de sus propias clientas.

2. Dos tipos de información y responsabilidades

Datos de visitantes, cuentas y contratación. Respecto de información que Black Moon utiliza para gestionar registros, contratos, facturación, consultas comerciales y seguridad del servicio, Black Moon decide las finalidades y actúa como responsable, controlador o figura equivalente según la legislación aplicable.

Datos que un estudio incorpora sobre sus clientas. El negocio que recopila y utiliza esos datos decide sus finalidades (por ejemplo, prestar servicios, programar citas y dar continuidad a paquetes) y normalmente actúa como responsable de ese tratamiento. Black Moon presta la plataforma y puede actuar como encargado/proveedor de servicios respecto de esos datos; Unkavi puede intervenir como proveedor tecnológico o subencargado, conforme a los acuerdos correspondientes.

Las denominaciones y obligaciones exactas pueden variar por país. Citalume no sustituye el aviso de privacidad que cada estudio debe entregar a sus propias clientas ni las autorizaciones que deba obtener.

3. Qué datos podemos tratar

Según el uso real de la plataforma, las categorías pueden incluir:

• Identidad y cuenta: nombre, correo electrónico, datos de autenticación, estado de verificación de correo y permisos de acceso.
• Datos del estudio: nombre comercial, país, zona horaria, moneda, servicios, profesionales, agendas, horarios, excepciones y configuración.
• Operación: fichas y datos de contacto de clientas, citas, duración, notas operativas, estados, historial de acciones, paquetes, saldos de sesiones y adjuntos que el estudio decida incorporar.
• Suscripción y facturación: plan elegido, país de facturación, importes, moneda, estado de suscripción, referencias de transacción e información de facturación necesaria. Los datos completos de tarjeta se introducen en el entorno de pago de Stripe, no en formularios propios de Citalume.
• Seguridad y funcionamiento: información técnica de sesión y navegador, actividad de acceso, eventos operativos, registros de fallos y datos mínimos para prevenir abuso o incidentes.
• Atribución comercial consentida: cuando corresponda, origen y parámetros de campaña permitidos (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content y utm_term).
• Soporte: el contenido de comunicaciones que la persona decida enviar a soporte@citalume.app y el contexto mínimo necesario para responder.

No solicitamos datos sensibles como requisito ordinario para abrir una cuenta. Citalume no está diseñado como historia clínica. Los estudios deben evitar incorporar información sensible innecesaria o sin base jurídica válida.

4. Para qué tratamos la información

• Crear, verificar, autenticar y proteger las cuentas.
• Crear y administrar la organización, sus usuarios, permisos y funcionalidades contratadas.
• Registrar citas, calcular disponibilidad, administrar servicios, paquetes e historial por cuenta del estudio.
• Procesar la prueba gratuita, las suscripciones, los pagos, renovaciones, cancelaciones y las obligaciones contables y legales correspondientes.
• Enviar correos de identidad, cuenta y comunicaciones operativas habilitadas por el estudio, como avisos de nueva cita o reagendamiento.
• Atender soporte, mantener la integridad del servicio, detectar usos indebidos y resolver incidencias.
• Medir adquisición y rendimiento comercial cuando exista una base legal adecuada y, en su caso, consentimiento.
• Cumplir obligaciones regulatorias y atender solicitudes de derechos de las personas titulares.

No venderemos a anunciantes las bases de datos de clientas que los estudios incorporan a Citalume. El uso para publicidad o medición de tecnologías no esenciales requiere la información y decisiones de consentimiento que correspondan.

5. Fundamentos legales del tratamiento

Dependiendo de la jurisdicción y de la finalidad, el tratamiento puede sustentarse en la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, el consentimiento, la protección de la seguridad y otros fundamentos reconocidos por la legislación aplicable. Cuando el consentimiento sea obligatorio, se solicitará antes de iniciar el tratamiento correspondiente y podrá retirarse conforme a la ley.

El estudio que incorpora datos de sus clientas es responsable de determinar su fundamento jurídico y de proporcionarles la información necesaria para las finalidades que controla.

6. Proveedores tecnológicos y pagos

Para prestar el servicio se utilizan proveedores tecnológicos de acuerdo con la configuración vigente. Entre los proveedores identificados en la arquitectura de Citalume se encuentran:

Cada proveedor interviene en la medida necesaria para su función y bajo sus condiciones contractuales y obligaciones de protección de datos. Herramientas de publicidad o analítica no se considerarán activas solo por estar planificadas: se informarán y configurarán cuando efectivamente se utilicen.

7. Accesos dentro del estudio y enlaces públicos

El personal de cada organización recibe permisos de acuerdo con sus funciones. Citalume aplica controles para separar los datos de distintas organizaciones. El estudio es responsable de administrar altas, bajas y permisos de su propio equipo.

Los enlaces públicos de reagendamiento se emiten para una cita existente y permiten consultar información limitada y horarios compatibles. El flujo incorpora pasos de confirmación y, cuando corresponde, verificación de correo. No deben compartirse públicamente tokens de cita ni capturas con datos personales.

8. Tratamiento internacional

Las empresas participantes tienen presencia en Estados Unidos y Colombia, y algunos proveedores pueden procesar información en otras jurisdicciones. Las transferencias o transmisiones internacionales de datos personales se realizarán conforme a las obligaciones legales aplicables y a los acuerdos de protección de datos necesarios, en función del origen de los datos y la naturaleza de cada tratamiento.

Si se requieren cláusulas contractuales, acuerdos de encargo, avisos específicos o medidas adicionales, deberán mantenerse vigentes para las operaciones correspondientes.

9. Conservación de los datos

La información se conserva durante la relación de servicio y por el tiempo adicional que resulte necesario para finalidades legítimas, obligaciones contables o legales, seguridad, auditoría, prevención de fraudes y resolución de disputas.

El vencimiento del trial o la cancelación de una suscripción no supone necesariamente eliminación inmediata: Citalume puede mantener acceso limitado de consulta y preservar registros según las condiciones del servicio. Las solicitudes de eliminación o acceso se evaluarán conforme a los derechos de las personas, la responsabilidad del estudio sobre sus clientas y las obligaciones de conservación que resulten aplicables.

La duración específica de copias de seguridad, registros técnicos y otros conjuntos de datos deberá coincidir con los procedimientos efectivos del servicio; no se anuncia aquí un plazo uniforme que no esté verificado.

10. Medidas de seguridad

Citalume incorpora controles de identidad, permisos por organización, restricciones de acceso, almacenamiento privado para ciertos archivos y mecanismos para registrar operaciones. Se adoptan medidas técnicas y organizativas proporcionales a la naturaleza del servicio, sin que pueda garantizarse riesgo cero.

Si se presenta un incidente de seguridad que active deberes legales de notificación, se gestionará conforme a la legislación aplicable y a los contratos correspondientes. Los estudios deben proteger sus credenciales y reportar accesos sospechosos a soporte@citalume.app.

11. Derechos de las personas

Según el país y la norma aplicable, las personas pueden solicitar acceso, rectificación, actualización, eliminación o cancelación, oposición, revocación de consentimiento y otros derechos que correspondan.

Para ejercerlos, escribir a soporte@citalume.app, describiendo la solicitud e indicando un medio seguro de respuesta. Podremos pedir una verificación razonable de identidad antes de entregar o modificar información.

Si la solicitud trata sobre datos que un estudio administra de sus propias clientas, podremos remitirla o coordinarla con ese estudio, por ser quien determina el uso de esa información. En México se consideran los derechos ARCO; en Colombia, los derechos previstos por la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables. Los plazos y formalidades serán los que correspondan legalmente.

12. Comunicaciones y preferencias

Los mensajes necesarios para seguridad, verificación de identidad, cuenta, facturación o prestación de un servicio solicitado pueden continuar cuando estén legalmente justificados. Los mensajes comerciales y la atribución no esencial se gestionarán conforme a las elecciones de privacidad y normas aplicables.

La posibilidad de dejar de recibir comunicaciones promocionales no implica necesariamente dejar de recibir comunicaciones necesarias para operar una cita o proteger una cuenta.

13. Cookies y tecnologías similares

El uso de cookies y almacenamiento del navegador se explica en la Política de cookies. Las tecnologías estrictamente necesarias pueden utilizarse para la sesión, la seguridad y el funcionamiento solicitado. Las opciones no esenciales se gestionarán conforme a la preferencia del usuario y a la legislación pertinente.

14. Menores de edad

La contratación de Citalume está dirigida a personas con capacidad legal para representar su negocio. Los estudios deben cumplir las normas aplicables al incorporar datos de clientas menores de edad, cuando legalmente proceda, y obtener las autorizaciones necesarias. La plataforma no está dirigida a menores como usuarios contratantes.

15. Cambios a esta Política

La Política podrá actualizarse para reflejar cambios efectivos de los tratamientos, tecnologías o requisitos legales. Su versión pública mostrará la fecha vigente y los cambios importantes se comunicarán por medios adecuados cuando corresponda.

16. Contacto y dirección

BLACK MOON AGENCY, LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, United States
Correspondencia: 2915 Biscayne Blvd, Ste 300-24, Miami, FL 33137, United States
soporte@citalume.app